Kort gezegd: huur als je net start, als je volume onvoorspelbaar is, of als je het risico van een defect toestel liever bij iemand anders legt. Koop als je zaak gevestigd is, je volume stabiel is en je de terminal ruim voorbij het break-evenpunt zult gebruiken. Dat punt ligt meestal tussen één en twee jaar. Waar precies, hangt af van wat je huur omvat en wat je bij een aankoop nog apart betaalt.

De meeste vergelijkingen gaan niet verder dan “huren is flexibel, kopen is goedkoper”. Dat klopt, maar je hebt er weinig aan. Hieronder maken we de rekensom, tonen we wat de uitkomst kan veranderen en leggen we uit wanneer de voor de hand liggende keuze de verkeerde is.

Wat elke optie werkelijk kost

Zo verhouden huren en kopen zich bij Axepta BNP Paribas:

Let op de laatste rij. Bij huur zit je vast aan een contractduur; bij aankoop heb je geld uitgegeven dat je niet terugkrijgt. Eigenlijk is het hetzelfde risico in een ander jasje: het risico dat je situatie verandert.

De break-evenberekening

Twee cijfers beslissen:

Voor beide terminals is dat ongeveer 12,5 maanden. Daarna is kopen voordeliger, als er verder niets verandert.

Drie zaken veranderen dat meestal wel:

1. Wat de huur omvat. Bij huur zijn vervanging, onderhoud, ondersteuning en updates inbegrepen. Betaal je bij een aankoop toch al pakweg € 10 per maand voor een onderhoudscontract, dan vergelijk je voor de S1E2 niet € 24 met € 0, maar € 24 met € 10. Het break-evenpunt schuift dan op van ongeveer 12 naar meer dan 21 maanden.
2. De levensduur van het toestel. Een terminal gaat doorgaans vijf tot zeven jaar mee. Maar beveiligingsstandaarden evolueren, en een kaartschema kan hardware buiten gebruik stellen voor ze effectief stukgaat. Heb je gekocht en gebeurt dat in het derde jaar, dan koop je opnieuw. Huur je, dan vervangt je aanbieder het toestel.
3. De fiscale behandeling. In België is een gekochte terminal een investering die je afschrijft, terwijl huur een bedrijfskost is die je aftrekt in het jaar waarin je ze betaalt. Beide zijn aftrekbaar, ze komen alleen anders in je boekhouding terecht. We geven geen fiscaal advies, dus vraag je boekhouder welke optie het best bij je zaak past.

Huur als…

• Je net start. Je kent je kaartvolume nog niet, en geld dat je niet in hardware steekt, blijft in de zaak.
• Je volume seizoensgebonden of onzeker is. Een terras, een winkel met een rustige januari, een zaak die nog zoekt naar haar vorm.
• Je één factuur wilt, zonder verrassingen. Bij huur zitten hardware, ondersteuning, updates en vervanging in één voorspelbaar maandbedrag.
• Je je niet wilt vastleggen op één technologie. Betaalhardware is de voorbije tien jaar sterk veranderd en blijft veranderen: denk aan de stap van contactloze kaarten naar mobiele wallets, en nu naar betalingen aanvaarden met je smartphone.
• Je hem maar kort nodig hebt. Voor een festival, een beurs of een zomerseizoen is kortetermijnhuur per week of per maand de juiste keuze. Dat kost meer per dag, maar veel minder per jaar dan langdurig huren of kopen.

Koop als…

• Je zaak gevestigd is en je volume stabiel. De rekensom is in je voordeel en het risico is klein.
• Je het toestel drie jaar of langer houdt. Na het break-evenpunt bespaar je elke maand.
• Je geen contract aan de hardware gekoppeld wilt. Je hebt nog altijd een acquiringcontract nodig, maar het toestel zelf is van jou.
• Je meerdere vestigingen hebt. De besparing per toestel vermenigvuldigt zich.
• Een investering beter in je boekhouding past dan een bedrijfskost. Bespreek het met je boekhouder: voor sommige zaken is dit de doorslaggevende factor en geen bijzaak.

Drie situaties waarin de voor de hand liggende keuze de verkeerde is

“Mijn zaak draait en is stabiel, dus ik koop beter.” Niet noodzakelijk. Koop je, dan ben je verantwoordelijk voor het toestel zolang het meegaat. Is het aan het einde van zijn levensduur, of kan het door een nieuwe beveiligingsstandaard geen betalingen meer verwerken, dan moet je een nieuw kopen, vaak eerder dan gepland. Huur je, dan vervangt je aanbieder het. Wil je dat risico liever niet dragen, dan is huren de veiligere keuze, ook voor een gevestigde zaak.

“Huren is geld weggooien.” Alleen als je enkel het toestel huurt. Zijn vervanging, ondersteuning, updates en compliance inbegrepen, dan koop je een dienst waar toevallig hardware bij zit. Vergelijk huren dus met kopen plus een onderhoudscontract, anders heeft de vergelijking geen zin.

“Ik koop de goedkoopste en bespaar.” Het goedkoopste toestel is niet voor niets goedkoop: een tragere verbinding, een zwakkere batterij, een scherm waar je personeel mee sukkelt, of geen ondersteuning voor de betaalmethodes die je volgend jaar wilt aanbieden. Aan een drukke toonbank kost een terminal die per klant drie seconden langer nodig heeft, je meer in wachtrijen dan je bij de aankoop bespaarde.

De derde optie: helemaal geen hardware

Je hoeft niet te huren of te kopen. Is je kaartvolume bescheiden, of ben je vaak onderweg, dan heeft je smartphone al de NFC-chip die een terminal gebruikt. Met Axepta BNP Paribas Soft maak je van je smartphone een kaartlezer: geen huur, geen aankoop, geen laadstation, niets om te vervangen.

Het past bij marktkramers, leveringen, pop-ups, vakmensen en iedereen die wil uittesten of kaartbetalingen aanvaarden zichzelf terugverdient. Voor een drukke toonbank is het niet de juiste keuze: daar heb je batterijduur nodig, geprinte tickets en een toestel dat niet ook je telefoon is.

Ontdek Axepta BNP Paribas Soft en aanvaard betalingen met je smartphone.

Vragen om te stellen voor je tekent

Welke optie je ook kiest, deze vragen bepalen wat je werkelijk betaalt:

1. Bij huur: hoe lang loopt het contract, en wat kost vroegtijdig opzeggen? Een laag maandbedrag in een contract van vijf jaar is een engagement van vijf jaar.
2. Wordt het contract stilzwijgend verlengd, en wat is de opzegtermijn?
3. Bij aankoop: wat is er gedekt na de garantie, en wat kost onderhoud?
4. Ondersteunt de terminal C-TAP? Dan kan je later van aanbieder veranderen zonder je toestel te vervangen.
5. Wie betaalt als de hardware om wettelijke redenenen vervangen moet worden?
6. Wat zijn de transactiekosten? Dat is meestal de grootste kost van allemaal, en die vraag stel je in beide gevallen.

Huren en kopen bij Axepta BNP Paribas

Bij Axepta BNP Paribas kan je je terminal huren of kopen:

Het contract loopt 12 maanden en daarna voor onbepaalde duur, met een opzegtermijn van drie maanden voor de terminal en één maand voor het acquiringcontract. De transactiekosten zijn dezelfde, of je nu huurt of koopt: van € 0,035 tot 1,09 % per transactie.

Meer weten? Lees ons uitgebreide artikel over wat een betaalterminal kost.

Veelgestelde vragen