Kort gezegd: een betaalterminal leest de kaart, telefoon of horloge van je klant, versleutelt de betaalgegevens en stuurt die via het internet naar je betaalpartner. Die geeft ze door aan het kaartnetwerk (Visa, Mastercard, Bancontact), dat aan de bank van de klant vraagt om de betaling goed te keuren. De bank antwoordt ja of nee. Dat alles gebeurt in ongeveer twee seconden. Het geld zelf staat de eerstvolgende werkdag op je bankrekening.

Dat is het hele verhaal. Hieronder lees je wat er in elke stap precies gebeurt, wat een terminal nodig heeft om te werken en hoe het geld op je bankrekening terechtkomt.

Een betaalterminal is niet hetzelfde als een kassa

De woorden worden door elkaar gebruikt, dus het loont om ze uit elkaar te halen:

• Een betaalterminal (ook kaartlezer, betaalautomaat of pinterminal genoemd) doet één ding: een betaling aannemen. Het toestel leest de kaart, beveiligt de gegevens en communiceert met de banken.
• Een kassasysteem (point of sale) is alles daaromheen: je productcatalogus, prijzen, voorraad, personeelslogins, btw-rapportering en dagtotalen.

Veel kleine zaken hebben genoeg aan een betaalterminal. Grotere zaken koppelen hun terminal aan een kassasysteem, zodat het bedrag automatisch naar de terminal gaat in plaats van manueel ingetikt te worden. Zo neem je meteen een veelvoorkomende oorzaak van verkeerd aangerekende bedragen weg.

De acht seconden aan de toonbank

1. Je voert het bedrag in.
   
   Ofwel tik je het in op de terminal, ofwel stuurt je kassasysteem het door. De terminal toont het bedrag aan de klant, zodat die het kan nakijken voor hij betaalt.
   
   
2. De klant betaalt met zijn kaart, telefoon of horloge.
   
   Er zijn drie manieren, en de terminal ondersteunt ze alle drie:
   
   
   • Contactloos (NFC). De kaart of telefoon wordt op enkele centimeters van het scherm gehouden. Een radioveld met heel korte reikwijdte voedt een chip in de kaart, en beide wisselen gegevens uit. Het bereik is bewust minuscuul, zodat er niets uit een broekzak gelezen kan worden.
   • Chip en pincode. De kaart gaat in de gleuf en blijft daar zitten. De chip is een kleine computer, geen opslagstrip: hij genereert een unieke cryptografische code voor deze ene transactie, die niet hergebruikt kan worden.
   • Magneetstrip. Grotendeels verdwenen in Europa, maar nog altijd gebruikt voor de occasionele kaart die buiten de EU is uitgegeven.
     
     
3. De terminal stelt een versleuteld bericht samen.
   
   Hij bundelt de kaartgegevens, je handelaarsnummer, het bedrag en een unieke beveiligingscode, en versleutelt het geheel. Kaartnummers worden nooit leesbaar op het toestel bewaard.
   
   
4. Dat bericht gaat naar je betaalpartner (de acquirer).
   
   Dat is het bedrijf waarmee je je contract voor kaartacceptatie hebt. Dat zijn wij, Axepta BNP Paribas.
   
   
5. De acquirer stuurt het door naar het juiste kaartnetwerk.
   
   Bancontact voor Belgische debetkaarten, Visa of Mastercard voor de rest, American Express of maaltijdcheques waar die aanvaard worden. Het netwerk weet welke bank de kaart heeft uitgegeven en stuurt de aanvraag daarheen door.
   
   
6. De bank van de klant beslist.
   
   In ongeveer een seconde controleert ze of de kaart geldig is, of er geld of krediet beschikbaar is, en of de betaling er niet frauduleus uitziet. Ze stuurt een autorisatiecode of een weigering terug.
   
   
7. De terminal toont het antwoord.
   
   Groen: goedgekeurd. Het bedrag wordt gereserveerd op de bankrekening van de klant. Rood: geweigerd. Die beslissing komt van de bank van de klant, niet van jouw terminal, en de reden wordt niet meegedeeld (privacyregels). Vraag om een andere kaart.
   
   
8. Het ticket.
   
   De meeste terminals printen een ticket, maar kunnen het ook per e-mail of via een QR-code bezorgen. Volgens de Belgische regels moet je een bewijs van de transactie kunnen voorleggen, dus bewaar het handelaarsexemplaar of het digitale bewijs.
   
   Wanneer een pincode nodig is, verschilt per kaartschema en per land. Kleine contactloze bedragen gaan er meestal zonder door, maar na een paar opeenvolgende taps, of boven een bepaalde limiet, vraagt de terminal toch een code. Dat is geen storing, maar Europese wetgeving (PSD2, sterke klantauthenticatie) die werkt zoals bedoeld.

Wie er allemaal bij betrokken is

De kost die je per transactie betaalt, wordt onder deze partijen verdeeld. Daarom betaal je voor een Amex-betaling meer dan voor een Bancontact-betaling.

Wat één terminal aanvaardt

Een moderne terminal in België verwerkt doorgaans, op één toestel:

• Visa en Mastercard: debet en krediet, binnenlands en buitenlands
• Bancontact
• Maestro en V PAY, waar die nog uitgegeven worden
• Apple Pay, Google Pay en Samsung Pay: dat is gewoon een kaart in de beveiligde chip van een telefoon. De terminal behandelt ze als een gewone contactloze kaart.
• QR-betalingen via de Bancontact-app
• American Express en maaltijdcheques (Edenred, Monizze, Pluxee), afhankelijk van jouw contract

Je klant kiest geen “type terminal”, hij kiest hoe hij betaalt — en hetzelfde toestel handelt dat af.

Wat een terminal nodig heeft om te werken

1. Een internetverbinding. De terminal moet je betaalpartner bij elke betaling kunnen bereiken. Drie opties:
   
   
   • Wifi: prima voor een vaste toonbank met een stabiel signaal
   • Mobiele data (4G): een simkaart in de terminal; de juiste keuze voor markten, terrassen, leveringen en overal waar de wifi onbetrouwbaar is
   • Ethernet: het stabielst, als je een kabel aan de kassa hebt
     
     
2. Stroom. Toonbankmodellen zijn altijd aangesloten op het stopcontact. Draagbare modellen werken op een batterij en staan tussen twee klanten in een laadstation. Met één keer opladen kom je doorgaans een volledige werkdag rond.
   
   
3. Een handelaarscontract. Een terminal op zichzelf kan niets. Hij moet gekoppeld zijn aan een acquiringcontract en een bankrekening. Zo weet het netwerk waar het geld naartoe moet.
   

Hoe het geld écht op je bankrekening komt

Goedkeuring aan de toonbank is nog geen betaling. Er gebeuren twee aparte dingen:

1. Autorisatie (meteen): de bank van de klant bevestigt dat het geld er is en reserveert het.
2. Afwikkeling (settlement): de terminal sluit zijn batch af (meestal automatisch op het einde van de dag), en het geld beweegt via het netwerk naar je bankrekening, min de transactiekosten.
   

Handelaars die met Axepta BNP Paribas werken, zien het geld de eerstvolgende werkdag op hun bankrekening verschijnen. Weekends en feestdagen schuiven dat op.

Is het veilig?

Kaartbetalingen behoren tot de zwaarst gereglementeerde dingen die een kleine zaak doet, en bijna die hele last ligt bij de terminal en de betaalpartner, niet bij jou:

• EMV-chiptechnologie genereert voor elke transactie een unieke code, zodat onderschepte gegevens niet opnieuw gebruikt kunnen worden.
• End-to-end-versleuteling betekent dat kaartgegevens versleuteld worden op het moment dat ze gelezen worden, en dat ook blijven.
• PCI DSS is de veiligheidsstandaard waaraan elke gecertificeerde terminal en betaalpartner moet voldoen. Die certificering is precies de reden waarom je nooit een tweedehandsterminal van een onbekende bron mag kopen.
• Het pinpad is manipulatiebestendig. Wordt de behuizing geopend, dan wist het toestel de sleutels en legt het zichzelf stil.
• Je ziet of bewaart nooit een volledig kaartnummer. Op tickets staan alleen de laatste cijfers.

Praktisch: hou de terminal in het zicht, laat niemand het toestel “onderhouden” zonder een afspraak die je zelf gemaakt hebt, en installeer de updates die je betaalpartner doorstuurt.

Heb je eigenlijk nog een terminal nodig?

Niet noodzakelijk. Is je kaartvolume beperkt of seizoensgebonden, of ben je vaak onderweg, dan kan je smartphone hetzelfde werk doen. Axepta BNP Paribas Soft en Tap to Pay op een smartphone gebruiken de NFC-chip die er al in zit, met de beveiliging in een app: geen hardware te huren, geen laadstation, geen extra toestel in de tas. Aanvaard betalingen met je smartphone.

Het past bij marktkramen, leveringen, pop-ups, vakmensen en zaken die willen uittesten of kaartacceptatie zichzelf terugverdient. Een aparte terminal scoort beter op batterijduur, het printen van tickets en snelheid aan een drukke toonbank, en je telefoon blijft vrij voor al de rest. Huur of koop een betaalterminal.

Veelgestelde vragen